Burocracia é coisa do passado. Será?
Quando pensamos em burocracia, a primeira imagem que vem à mente é uma repartição pública em prédio antigo, com móveis escuros e surrados, um funcionário público cheio de carimbos e papéis sobre a mesa, informando que ainda faltam documentos para dar entrada no processo. Sem olhar para você, ele chama o próximo da imensa fila.
Porém, se entendermos como burocracia, toda vez que as regulamentações, regras, controles e falta de integração de informações acabam por consumir mais tempo e dinheiro do que o bom senso aponta e afetam os processos servindo de gargalos ou gerando fluxos de trabalho sem sentido, certamente ela está cada vez mais presente e possivelmente mais presente na sua empresa do que você imagina.
Burocracia corporativa
Qual a diferença de um funcionário ficar o dia todo no cartório lidando com a burocracia pública ou ficar horas sem fim lançando informações novamente por que sistemas não são integrados? Ou tendo que lidar com exportações em excel e arquivos de transferência por que os bancos de dados não se conversam? Ou ainda perder a tarde toda para repassar os dados do sistema para um outro formato de relatório, só por que o chefe quer.
É frequente vermos ainda hoje, contabilidades terem que relançar a movimentação do período de seus clientes, por que a empresa não consegue extrair de seu sistema.
Demorar 12 horas para realizar o fechamento mensal de uma empresa de serviços, repassando todo o movimento mensal e emails com clientes para registrar os serviços a "posteriore", também pode ser burocracia. Não?
Burocracia 2.0
A burocracia da era digital
Nem só de relançamentos, consequências de sistemas desintegrados e chefes abusivos vive a Burocracia Corporativa, sistemas também podem ser geradores de Burocracia. A Burocracia digital!
Sistemas já representam 26% das causas de stress no ambiente de trabalho
Você já parou para analisar quantos sistemas diferentes são necessários para sua empresa operar? A biblioteca da Karolinska University Hospital contou, são 117 sistemas para 110 empregados. Não se assuste se sua empresa tiver mais sistemas que empregados.
Quantos clicks sua equipe precisa dar para ter uma tarefa simples executada? O quanto os sistemas atuais impactam a eficiência da sua operação? Como eles conversam entre si? O quanto intuitivo eles são? O que a sua equipe pensa deles?
Ser informatizado, não significa ser eficiente
Sistemas são diferentes
Cada sistema tem uma lógica específica. Muitas vezes o mesmo comando executa tarefas distintas em cada um. Cada sistema tem um login e senha diferente. Muitos deles têm arquiteturas diferentes e requerem uma maneira de pensar diferente.
Se você é um pequeno e médio empresário, que não dispõe na sua empresa de um time de funcionários volumoso, certamente já se deparou em situações de ter que aprender na marra e na pressão a usar um sistema para não travar a sua empresa, simplesmente por que algo inesperado parou de funcionar como sempre funcionou.
"Todo software criado para nos libertar das rotinas administrativas operacionais, acabaram por nos tornar operadores dessas rotinas"
David Graeber
Sistemas às vezes, são "burros"
Sistemas com foco no controle e não na simplificação, geralmente forçam os usuários a executar um fluxo de trabalho ineficiente.
85% das empresas não avaliam a performance de novos sistemas, nem conhecem a experiência de seus colaboradores com eles
A mudança de Cliente para Usuário
Cada vez mais seus fornecedores de serviços essenciais como bancos, órgãos públicos e apoio administrativo implantam sistemas para transferir para você, rotinas operacionais que até então eram restritas à eles, sem que para tanto, você pague menos por isso.
VOCÊ PAGA, VOCÊ FAZ
Como se manter eficiente neste cenário?
É preciso ter consciência da situação e saber que a ineficiência da sua equipe possivelmente está mais associada a um fluxo de trabalho sem sentido gerado pela burocracia digital, do que por falta de empenho. Até por que, coisas sem sentido, afetam a motivação de quem as executa.
Avalie anualmente os seus principais fluxos de trabalho
Identifique detalhadamente novos sistemas e como eles impactam na performance da sua empresa
Ouça sua equipe
Busque incansavelmente a integração, simplificação e automação das rotinas operacionais
Leve em consideração o impacto da inclusão de um novo sistema em seu fluxo de trabalho como um todo
Avalie as habilidades em TI para novas contratações em todas as funções
Busque por sistemas de mais fácil integração
Valorize sistemas mais intuitivos e de fácil uso
Priorize sistemas para simplificar
ao invés de controlar
Busque impacto no negócio
ao invés de funcionalidades
O foco é na experiência do usuário